WHISTLEBLOWING
PDF version
For the ENG version click here
Last update 21/06/2024
B&B Hotels Italia S.p.A., nell’esercizio dell’attività d’impresa, ambisce a creare e mantenere una cultura aziendale improntata all’etica, alla trasparenza e alla correttezza. Per tale ragione, nel condividere i principi ispiratori del D. Lgs. 24/2023, la stessa ha recepito le indicazioni del legislatore sovranazionale e nazionale, così garantendo la possibilità di segnalare gli illeciti nel rispetto della riservatezza del segnalante.
NORMATIVA A SUPPORTO
Il D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” è entrato in vigore il 30 marzo 2023 e le disposizioni ivi previste sono efficaci dal 15 luglio 2023.
A seguito dell’entrata in vigore del richiamato D.Lgs. n. 24 del 2023 l’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) ha adottato, con delibera n. 311 del 12 luglio 2023, apposite “linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”.
EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE
Come indicato dal D. Lgs. 24/2023 “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, B&B Hotels Italia S.p.A. si è dotata di un canale di segnalazione che rispetti integralmente l’identità del segnalante: la piattaforma informatica www.bb-alert.me
Questo canale di cui è dotata la Società, conforme alle disposizioni normative contenute nell’art. 4 del D.Lgs. n. 24 del 2023, garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
CHI PUÒ SEGNALARE?
I soggetti che possono inviare una segnalazione attraverso la piattaforma sono:
- un dipendente che attualmente lavora per B&B HOTELS, indipendentemente dalla natura del suo contratto di lavoro;
- un partner di B&B HOTELS (franchisee o mandatario);
- qualsiasi fornitore dell'affiliato o del responsabile del mandato e/o il personale del fornitore del responsabile dell'affiliato/mandato;
- partner occasionali, inclusi personale temporaneo, stagisti e volontari, nonché chiunque lavori sotto la supervisione e la gestione di appaltatori o subappaltatori di B&B HOTELS;
- partner esterni di B&B HOTELS (fornitori, subappaltatori, prestatori di servizi, associazioni, ecc.).
- i lavoratori autonomi che forniscono servizi alla Società;
- il socio, gli amministratori, i dirigenti, i sindaci, l’Organismo di Vigilanza, nonché chiunque svolga funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche in via di mero fatto, presso la Società.
Le segnalazioni possono essere presentate anche durante il processo di selezione, durante il periodo di prova, o anche successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro. In quest’ultimo caso, le informazioni sulle violazioni devono essere state acquisite prima dello scioglimento del rapporto di lavoro con la Società.
GARANZIE DI PROTEZIONE DEI DATI
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (General Data Protection Regulation – “GDPR”) e del D.lgs.196/2003 e ss.mm.ii. (“Codice Privacy”, insieme al GDPR “Normativa Privacy”), la Società, con sede legale in Milano, via G. Leopardi 1, 20123 codice fiscale, P. IVA e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di Milano: 06291950969; SAS Financière B&B HOTELS – sede legale in 29 bld Romain Rolland - 92120 Montrouge (France) e Casper BidCo, con sede legale in Boulevard Romain Rolland, 29, 92120 – Montrouge (Francia), numero di registrazione 850 790 908 (“Casper BidCo”) in qualità di contitolari del trattamento dei dati personali nel contesto delle segnalazioni ai sensi del Decreto ("Contitolari”), comunicano quanto segue.
Le responsabilità dei Contitolari in merito al trattamento dei dati personali di cui alla presente Policy sono state disciplinate mediante apposito accordo in ottemperanza alla Normativa Privacy.
Nel caso in cui il segnalante si opponga espressamente alla condivisione tra i Contitolari delle informazioni da cui si possa desumere direttamente o indirettamente la sua identità, la segnalazione sarà gestita esclusivamente da parte del referente locale della Società, che non condividerà le relative informazioni con nessuno degli altri referenti di SAS Financière B&B HOTELS e di Casper BidCo. In tal caso, unicamente la Società tratterà i dati personali relativi alla segnalazione in qualità di titolare autonomo e il termine “Contitolari” nelle previsioni seguenti dovrà essere inteso come “Titolare” e riferito solo alla Società.
DATI PERSONALI TRATTATI E FONTE DEGLI STESSI
I Contitolari trattano i dati personali che il segnalante fornisce nella segnalazione, nonché quelli inclusi nella relativa documentazione e nelle informazioni raccolte durante lo svolgimento delle attività connesse alla gestione della segnalazione. Tali dati personali potrebbero includere, a seconda delle informazioni necessarie per la gestione della segnalazione effettivamente contenute nella stessa e/o emerse nelle successive attività, anche categorie particolari di dati di cui agli artt. 9 e 10 del GDPR.
Pertanto, i Contitolari vengono a conoscenza di tali dati personali direttamente dal segnalante attraverso la segnalazione, nonché nella gestione della stessa (ad esempio attraverso i soggetti coinvolti nel corso delle relative attività) nel rispetto della Normativa Privacy e delle previsioni che disciplinano il trattamento dei dati personali nelle procedure di whistleblowing, quali il Decreto.
I dati personali trattati riguardano il segnalante, l’eventuale facilitatore, il segnalato, nonché qualsiasi soggetto coinvolto o comunque menzionato nella segnalazione e nelle attività connesse alla segnalazione.
I Contitolari trattano i dati personali contenuti nella segnalazione, o comunque raccolti nel contesto delle attività connesse alla procedura di whistleblowing per dar seguito alle segnalazioni di whistleblowing ricevute dagli stessi effettuando le necessarie attività volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione, nonché adottare le conseguenti azioni.
La base giuridica del trattamento è l’adempimento degli obblighi previsti dal Decreto a cui la Società è soggetta.
Qualora per la gestione della segnalazione fosse necessario trattare anche dati personali appartenenti a categorie particolari, la base giuridica sarà costituita dall’adempimento degli obblighi di legge gravanti sulla Società ai sensi del Decreto in materia di diritto del lavoro o per motivi di interesse pubblico, a seconda dei casi.
La raccolta e il trattamento dei dati personali per questa finalità sono necessari per dar seguito alle segnalazioni nel rispetto di quanto previsto dal Decreto. Pertanto, in caso di mancato conferimento dei dati, i Contitolari non potranno dar seguito alla segnalazione secondo le tutele previste dallo stesso. Tuttavia, qualora il segnalante intenda presentare una segnalazione anonima, ossia dalla quale non è possibile ricavare l’identità del segnalante, i Contitolari provvederanno comunque a dar seguito alla segnalazione, ma il segnalante non potrà beneficiare delle tutele previste dalla normativa applicabile.
I dati personali saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
I Contitolari tratteranno i dati personali utilizzando supporti cartacei e/o informatici e/o telematici, con logiche strettamente correlate alla finalità di cui sopra, da parte dei Contitolari tramite soggetti debitamente autorizzati dagli stessi ai sensi dell’articolo 29 del GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy. Inoltre, i Contitolari si avvalgono di terze parti che si occupano della gestione delle attività connesse alla procedura per conto dei Contitolari, in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR. Gli interessati possono rivolgersi ai Contitolari qualora volessero ottenere maggiori informazioni a tal riguardo.
Inoltre, i Contitolari comunicheranno i dati personali alle autorità competenti, ove previsto da specifici obblighi di legge.
TRASFERIMENTO IN UN PAESE AL DI FUORI DELL'UNIONE EUROPEA.
I Contitolari trattano i dati personali all’interno dello Spazio Economico Europeo. Nel caso in cui i Contitolari intendano trasferire i dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, prima del trasferimento la Società verificherà attentamente che lo stesso sia effettuato in conformità con i limiti e requisiti previsti dal GDPR e fornirà le debite informazioni al riguardo.
ESERCIZIO DEI DIRITTI E LIMITAZIONE ALL’ESERCIZIO DEGLI STESSI E DEL RECLAMO.
Qualsiasi interessato i cui dati personali sono raccolti e trattati nel contesto delle segnalazioni ai sensi del Decreto ha i seguenti diritti:
il diritto di accesso ai propri dati personali, ovvero il diritto di sapere se i dati personali sono in corso di trattamento e, in tal caso, di accedervi ricevendo informazioni su determinati caratteristiche del trattamento (ai sensi della normativa vigente);
il diritto di chiedere la rettifica dei dati personali inesatti e l’aggiornamento dei dati personali incompleti;
il diritto alla cancellazione dei propri dati personali in determinati casi, fatti salvi gli eventuali obblighi legali di conservazione in capo ai Contitolari;
il diritto alla limitazione del trattamento dei propri dati personali (tra cui, in alcuni casi, il diritto di ottenere la sospensione del trattamento);
il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (“Garante”), Piazza Venezia n. 11, 00187, Roma (RM), tel.: (+39) 06.696771, fax: (+39) 06.69677.3785, e-mail: protocollo@gpdp.it.
Per avere ulteriori informazioni e per esercitare i propri diritti l’interessato deve utilizzare i canali di segnalazione messi a disposizione dai Contitolari. L'esercizio dei diritti degli interessati, così come qualsiasi comunicazione con loro riguardo alle attività di trattamento relative alle segnalazioni di whistleblowing, dovrebbe essere preferibilmente effettuato utilizzando i canali di whistleblowing. Ciò per evitare che gli interessati utilizzino mezzi di comunicazione che non garantiscono un adeguato livello di riservatezza e sicurezza.
Tuttavia, ai sensi del Decreto e dell’art. 2-undecies del Codice Privacy, i diritti elencati sopra non possono essere esercitati con richiesta ai Contitolari né con reclamo al Garante, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte.
In ogni caso, i Contitolari possono ritardare, limitare o escludere l’esercizio di tali diritti fornendo all’interessato una comunicazione motivata. Questa comunicazione non è dovuta nel caso in cui possa compromettere le ragioni che determinano il ritardo, la limitazione o l’esclusione. I Contitolari potranno fare ciò per il tempo e nei limiti in cui questo costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante. In tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all'articolo 160 del Codice Privacy. In tale ipotesi, il Garante informerà l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del suo diritto di proporre ricorso giurisdizionale.
Le informazioni sui canali di segnalazione (interno ed esterno), sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni e sul trattamento dei dati, sono disponibili nella sezione dedicata del sito web della Società al seguente link: [LINK] e sono anche affisse nei locali aziendali.
COSA SI PUÒ SEGNALARE?
- Violazioni sospette, effettive o comprovate (o tentativi di occultare tali violazioni) del Codice Etico o di qualsiasi politica o procedura di conformità;
- un'attività criminale;
- una violazione di una legge o di un regolamento nazionale, di una legge dell'Unione Europea o di un atto unilaterale da parte di un'organizzazione internazionale;
- una situazione che può rappresentare una minaccia o danneggiare l'interesse pubblico;
- una violazione o un rischio di violazione dei diritti umani e delle libertà fondamentali;
- una violazione o un rischio di violazione della salute e della sicurezza delle persone o dell'ambiente;
- l'occultamento deliberato di una qualsiasi delle questioni di cui sopra;
- ritorsioni per aver effettuato una segnalazione di whistleblowing o per essere stati coinvolti nella gestione della stessa.
Una segnalazione di whistleblowing deve riguardare fatti relativi alle attività di B&B HOTELS, che si sono già verificati o che potrebbero verificarsi. Le fattispecie non coperte dalle definizioni di cui sopra non devono essere considerate segnalazioni di whistleblowing ai sensi della presente Policy. Tali allerte possono essere condivise attraverso i contatti abituali del segnalante (es. Direzione B&B HOTELS, Risorse Umane, ecc.).
ACCEDI ALLA PIATTAFORMA